Zásady zpracování osobních údajů Nadačního fondu Neuron na podporu vědy dle GDPR

ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ NADAČNÍM FONDEM NEURON NA PODPORU VĚDY DLE GDPR

Zásady zpracování osobních údajů pro osoby v kontaktu s Nadačním fondem Neuron na podporu vědy (dále „Nadační fond Neuron“) dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 (GDPR) vydaných společností Nadační fond IČ 1871188, se sídlem Tržiště 366/13, Praha 1, 118 00 („Nadační fond Neuron“).

Cílem je poskytnout informace o tom, jaké osobní údaje společnost Nadační fond Neuron jako Správce osobních údajů („Správce“) zpracovává o fyzických osobách při dodávání a poskytování ocenění a aktivit plynoucích z charakteru Nadačního fondu Neuron, při návštěvách internetových stránek provozovaných Nadačním fondem Neuron a kontaktech se stávajícími a potenciálními držiteli ocenění poskytovaným Nadačním fondem Neuron, pro jaké účely a jak dlouho společnost Nadační fond Neuron na podporu vědy tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat. Dále také informovat o tom, jaká práva náleží fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů.

Tyto Zásady jsou účinné od 25. 5. 2018 a jsou vydány v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) („Nařízení“ nebo „GDPR“).

  1. KATEGORIE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

    Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k fyzické osobě, kterou je Nadační fond Neuron na podporu vědy schopná identifikovat. V souvislosti s poskytováním ocenění a aktivit s tím spojených může ze strany Nadačního fondu Neuron na podporu vědy dojít ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.

    1. ZÁKLADNÍ OSOBNÍ IDENTIFIKAČNÍ ÚDAJE A ADRESNÍ ÚDAJE

      Takové údaje jsou nutné pro uzavření a plnění dárcovské smlouvy. Jedná se o:

      • akademický titul
      • jméno a příjmení
      • název obchodní firmy
      • IČ, DIČ
      • adresa trvalého pobytu
      • adresa sídla nebo místa podnikání
      • fakturační adresa
      • korespondenční adresa
      • bankovní spojení
    2. KONTAKTNÍ ÚDAJE

      Údaje jsou potřebné pro kontaktování subjektu údajů. Jedná se o:

      • akademický titul
      • jméno a příjmení
      • telefonní číslo
      • korespondenční adresa
      • e-mail
    3. ÚDAJE Z KOMUNIKACE MEZI NADAČNÍM FONDEM NEURON NA PODPORU VĚDY A OCENĚNÝM SUBJEKTEM

      Tyto údaje vznikají při komunikaci související s poskytováním služeb týkající se podpory vědců a popularizace vědy mezi společností Nadační fond Neuron na podporu vědy a partnerem. Jedná se o zápisy osobní komunikace s partnerem a písemnou a elektronickou komunikaci.

    4. ÚDAJE ZPRACOVÁVANÉ NA ZÁKLADĚ SOUHLASU SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

      Zpracování na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů není nezbytně nutné k plnění smlouvy nebo zákonných povinností či ochranu oprávněných zájmů Nadační fond Neuron na podporu vědy, ale jejich zpracování umožní Nadačnímu fond Neuron na podporu vědy zlepšovat služby a případně partnery informovat o událostech a novinkách, které jsou pro ně vhodné. Osobní údaje jsou zpracovávány jen v případě udělení souhlasu a mohou být zpracovávány po dobu platnosti tohoto souhlasu. Jedná se o:

      • využití kontaktních údajů pro marketing (zpracování na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů pro marketingové)
      • záznamy o chování na internetových stránkách spravovaných Nadačním fondem Neuron na podporu vědy získané z cookies v případě povolení cookies ve webovém prohlížeči (jsou zpracovány pro vylepšení provozu internetových stránek provozovaných Nadačním fondem Neuron na podporu vědy, internetovou reklamu a v případě souhlasu se zpracováním osobních údajů pro marketingové jsou tyto údaje zpracovány společně s ostatními osobními údaji pro tento účel).
  2. ÚČELY, PRÁVNÍ DŮVODY A DOBY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

    Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje bez souhlasu přímo na základě smlouvy, oprávněného zájmu Nadačního fondu Neuron na podporu vědy nebo na základě zákona, pro jiné pouze na základě souhlasu.

    1. ZPRACOVÁVÁNÍ Z DŮVODU PLNĚNÍ SMLOUVY, PLNĚNÍ ZÁKONNÝCH POVINNOSTÍ A Z DŮVODU OPRÁVNĚNÝCH ZÁJMŮ NADAČNÍHO FONDU NEURON NA PODPORU VĚDY

      Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností Nadačního fond Neuron a ochranu oprávněných zájmů Nadačního fond Neuron je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné služby poskytovat. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebujeme souhlas. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout.

      Jedná se zejména o tyto základní dílčí účely:

      • kontakt s oceněnými vědci
      • kontakt s nominovanými vědci
      • kontakt s porotami popularizačních projektů
      • kontakt se členy vědecké rady, případně jejich zástupci
      • kontakt se členy správní rady a s mecenáši Fondu

      Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Základní lhůty pro zpracování osobních údajů jsou k dispozici níže. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány.

      V případě jednání mezi Nadačním fondem Neuron a potenciálním partnerem o uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením smlouvy, je Nadační fond Neuron oprávněn zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 3 měsíců od posledního jednání.

      Faktury vystavené Nadačním fondem Neuron jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivovány po dobu 10 let od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i smlouvy se zákazníky.

    2. ZPRACOVÁVÁNÍ ÚDAJŮ SUBJEKTŮ ÚDAJŮ, KTERÉ UDĚLILY SOUHLAS S MARKETINGOVÝM OSLOVENÍM PROSTŘEDNICTVÍM ELEKTRONICKÉHO KONTAKTU

      U subjektů, které udělily souhlas s marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu účinný od 25.5.2018, zpracovává NF Neuron s jejich souhlasem po dobu uvedenou v souhlasu údaje, které jí subjekt dá k dispozici pro účely marketingového oslovení s novinkami a marketingovými sděleními z NF Neuron.

      Pokud je tento souhlas udělen prostřednictvím internetových stránek provozovaných Nadačním fondem Neuron, jsou společně s těmito kontakty zpracovávány i údaje z cookies Nadačního fondu Neuron, které jsou umístěny na internetových stránkách, na kterých byl tento souhlas udělen, a to jen v případě, že má subjekt cookies ve webovém prohlížeči povoleny.

      Pokud subjekt údajů svůj souhlas odvolá, není tím dotčeno zpracování jeho osobních údajů ze strany Nadačního fondu Neuron pro jiné účely a na základě jiných právních titulů, v souladu s těmito zásadami zpracování osobních údajů.

    3. ZPRACOVÁVÁNÍ COOKIES Z INTERNETOVÝCH STRÁNEK PROVOZOVANÝCH SPOLEČNOSTÍ NADAČNÍ FOND NEURON NA PODPORU VĚDY

      V případě, že má subjekt ve svém webovém prohlížeči povoleny cookies, zpracováváme o něm záznamy chování z cookies umístěných na internetových stránkách provozovaných Nadačním fondem Neuron, a to pro účely zajištění lepšího provozu internetových stránek a pro účely internetové reklamy Nadačního fondu Neuron

  3. KATEGORIE PŘÍJEMCŮ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

    Nadační fond Neuron při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od Nadačního fondu Neuron mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů Nadačního fondu Neuron a nesmí je využít jinak. Jde zejména o advokátů, auditorů, správu IT systémů, internetovou reklamu nebo účetní firmy. Každý takový subjekt pečlivě vybíráme a s každým uzavíráme smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny přísné povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů. Seznam zpracovatelů je dostupný na konci dokumentu.

    Zpracovateli jsou společnosti se sídlem jak na území České republiky, tak se sídlem v členském státě Evropské unie nebo tzv. státech bezpečných. K předání a zpracování osobních údajů v zemích mimo území Evropské unie dochází vždy v souladu s platnou legislativou.

    Nadační fond Neuron v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou.

  4. ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

    Nadační fond Neuron zpracovává osobní údaje ručně i automatizovaně. Nadační fond Neuron postupuje dle interních směrnic pro zpracování osobních údajů.

    1. INFORMACE O PRÁVECH SUBJEKTŮ ÚDAJŮ V SOUVISLOSTI SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ PLATNÝCH

      Dle Nařízení bude mít subjekt údajů v případě, že prokáže Nadačnímu fondu Neuron svoji totožnost, následující práva.

    2. PRÁVO NA PŘÍSTUP K OSOBNÍM ÚDAJŮM

      Dle čl. 15 Nařízení bude mít subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat od Nadačního fonde Neuron:

      • informaci, zda zpracovává jeho osobní údaje,
      • informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od Správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU,
      • v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii zpracovávaných osobních údajů.

      Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů a na informace bude možné uplatnit osobně nebo písemně s dostatečně průkazným ověřením identity subjektu údajů na adrese sídla Nadačního fondu Neuron. Právo na kopii osobních údajů bude možné uplatnit osobně v sídle Nadačního fondu Neuron, za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

      V případě opakované žádosti bude Nadační fond Neuron oprávněn za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.

      1. PRÁVO NA OPRAVU NEPŘESNÝCH ÚDAJŮ

        Dle čl. 16 Nařízení bude mít subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm bude Nadační fond Neuron zpracovávat. Osoba ve smluvním vztahu k Nadačnímu fondu Neuron má rovněž povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň je povinna poskytnout Nadačnímu fondu Neuron součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o ní zpracovává, nejsou přesné. Oprava bude provedena bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti. Žádost o opravu osobních údajů je možné uplatnit osobně nebo písemně s dostatečně průkazným ověřením identity subjektu údajů na adrese sídla Nadačního fondu Neuron, za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

      2. PRÁVO NA VÝMAZ

        Dle čl. 17 Nařízení bude mít subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud Nadační fond Neuron neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Pokud se subjekt údajů domnívá, že nedošlo k výmazu jeho osobních údajů, může se na nás obrátit osobně nebo písemně s dostatečně průkazným ověřením identity subjektu údajů na adrese sídla Nadačního fondu Neuron.

      3. PRÁVO NA OMEZENÍ ZPRACOVÁNÍ

        Dle čl. 18 Nařízení bude mít subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování, a to osobně nebo písemně s dostatečně průkazným ověřením identity subjektu údajů na adrese sídla Nadačního fondu Neuron.

    3. PRÁVO NA OZNÁMENÍ OPRAVY, VÝMAZU NEBO OMEZENÍ ZPRACOVÁNÍ

      Dle čl. 19 Nařízení bude mít subjekt údajů, pokud to požaduje, právo na oznámení ze strany Nadačního fondu Neuron v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů provedené v souladu s čl. 16, čl. 17 odst. 1 a čl. 18 Nařízení. Dojde-li k opravě nebo výmazu osobních údajů, bude Nadačního fondu Neuron informovat jednotlivé příjemce, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Na základě žádosti subjektu údajů může Nadační fond Neuron poskytnout informaci o těchto příjemcích. Žádost je možné podat osobně nebo zaslat písemně s dostatečně průkazným ověřením identity subjektu údajů na adresu sídla Nadačního fondu Neuron

    4. PRÁVO NA PŘENOSITELNOST OSOBNÍCH ÚDAJŮ

      Dle čl. 20 Nařízení bude mít subjekt údajů právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat Nadační fond Neuron o předání těchto údajů jinému správci.

      Pokud v souvislosti se smlouvou o poskytování služeb nebo na základě souhlasu poskytne subjekt údajů Nadačního fondu Neuron osobní údaje a jejich zpracování se provádí automatizovaně, má právo od ní získat takové údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Bude-li to technicky proveditelné, lze údaje předat i správci určenému subjektem údajů, bude-li řádně určena osoba jednající za příslušného správce a bude možné ji autentizovat (průkazně ověřit její identitu).

      V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze žádosti subjektu údajů vyhovět. Žádost je možné podat osobně nebo zaslat písemně s dostatečně průkazným ověřením identity subjektu údajů na adresu sídla Nadačního fondu Neuron po doložení oprávněnosti požadavku.

    5. PRÁVO VZNÉST NÁMITKU PROTI ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

      Dle čl. 21 Nařízení bude mít subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu Nadačního fondu Neuron.

      V případě, že Nadační fond Neuron neprokáže, že zpracování je nezbytné pro účely jejích oprávněných zájmů nebo oprávněných zájmů třetí strany, které převažují nad zájmy nebo základními právy a svobodami subjektu údajů vyžadujícími ochranu osobních údajů, Nadační fond Neuron zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu. Námitku je možné poslat písemně na adresu sídla Nadačního fondu Neuron.

    6. PRÁVO NA ODVOLÁNÍ SOUHLASU SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

      Souhlas se zpracováním osobních údajů pro marketingové a obchodní účely účinný od 25. 5. 2018 je možné kdykoliv po tomto datu odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to buď osobně, nebo zaslat písemně s dostatečně průkazným ověřením identity subjektu údajů na adresu sídla Nadačního fondu Neuron nebo přes webovou aplikaci.

      Zpracování údajů z cookies je možné zamezit nastavením webového prohlížeče.

    7. AUTOMATIZOVANÉ INDIVIDUÁLNÍ ROZHODOVÁNÍ VČETNĚ PROFILOVÁNÍ

      Subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro něj mělo právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotklo. Nadační fond Neuron uvádí, že neprovádí žádné automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení, které by mělo jakékoli právní účinky pro subjekty údajů.

    8. PRÁVO PODAT STÍŽNOST U ÚŘADU PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ

      Subjekt údajů má právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz), pokud se domnívá, že zpracováním jeho osobních údajů je porušeno Nařízení.

  • Locke & Hobbes a.s.
  • vedení účetnictví a daňové poradenství
  • Klimentská 1246/1
  • 110 00 Praha 1
  • EURO-Trend Audit, a.s.
  • Senovážné nám. 23
  • 110 00 Praha 1
  • Rocket Science Group, LLC, jakožto provozovatel mailingového nástroje Mailchimp
  • se sídlem 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308 USA
  • Google
  • 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043 USA
  • Telefon: +1 650-253-0000
  • SOLID MEDIA, s.r.o.
  • Bubenská 1160/13
  • 170 00 Praha 7, Česká republika
  • www.cztip.cz